Umuda Pedal; bisikleti sevdiği kadar, dayanışmayı, paylaşmayı, birlikteliği, ortaklığı, amaç çevresinde birleşmeyi, ter dökmeyi, ter döktüğü kadar keyiflenmeyi, neşeli olmayı, doğaya, çevreye, çevresine, insanlığa yararlı olmayı seven ve bu tarzı besleyen–koruyan–geliştiren bir dernek olmayı amaçlamaktadır. Umuda Pedal bisiklet, dayanıklılık, bisiklet sürüş teknikleri, bisiklet bakımı, doğayla bütünleşme, tüm dallarında bilgili olmayı ve ahlaklılığı benimsemiştir.

Umuda Pedal çalışmalarında “ben”i değil, “biz”i ön plana çıkarır. Zorlukları paylaşır, tehlikelere karşı uyarır, keyiflere doğru yol alır, çevreyle, doğayla, zamanla bütünleştiğini hissettirir. Birey değil takım olmayı amaçlar ve benimser. Umuda Pedal bağış toplama kültürünü yaymayı ve bu eksen üzerinde yükselmeyi amaçlar. Yaptıklarıyla da herkese örnek olmayı ister.

Dernek bisiklet ile topluma yarar sağlayıcı şekilde ulaşım, tatil, turizm, tur, festival, gezi, şenlik vb. faaliyetlere olanak sağlamak üzere bu konularda çalışmalar yapar. Umuda Pedal Derneği olarak kendi anlayışını duyuran, geliştiren, yaygınlaştıran etkinliklerde bulunur, bu yönde araştırmalar yapar, araştırma sonuçlarını yayınlar, eğitim etkinlikleri ve Umuda Pedal tarzının benimsenmesi ve yaygınlaşması için duyurular yapar. Ulusal ve uluslararası etkinlikler düzenlemek ve katılmak, gerektiğinde ayni ve nakdi yardımlar yapmak, sosyal sorumluluk projeleri oluşturmak bu derneğin amaçları arasındadır.

Faaliyet alanı

Üyeleriyle sınırlı olmak üzere bisiklet sürüşleriyle sivil topluma destek ve eğitim alanlarında faaliyet gösterir.

Dernekçe sürdürülecek çalışma konuları ve biçimleri

1. Kurs, seminer, panel, konferans, çalıştay vb. toplantılar düzenlemek, bu amaçla yurt içinden ve yurt dışından konuşmacılar davet etmek.
2. Bisiklet kullanım teknikleri, uzun sürüş teknikleri ve bisiklete ilişkin çalışmaların yapılabileceği tesisler kurmak, antrenörler ile eğitimler organize etmek.
3. Üyelerinin yararlanmaları ve çalışma alanlarında daha üretken olabilmeleri için sosyal ve kültürel tesisler kurmak ve bunları tefriş etmek.
4. Dernek faaliyetleri için ihtiyaç duyulan taşınır, taşınmaz mal ve demirbaşlar satın almak, satmak, kiralamak, kiraya vermek ve taşınmazlar üzerinde ayni hak tesis etmek.
5. Amacın gerçekleştirilmesi için sağlıklı bir çalışma ortamını sağlamak amacıyla her türlü teknik araç ve gereç, demirbaş ve kırtasiye malzemelerini temin etmek.
6. Dernek amaçlarının gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu gelirleri temin etmek amacıyla iktisadi, ticari ve sanayi işletmeler kurmak ve işletmek ve gerekli izin alınarak, derneklerin izinle kurabileceği tesisleri kurmak.
7. Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi durumunda vakıf kurmak.
8. Uluslararası faaliyette bulunmak, yurt dışındaki dernek veya kuruluşlara üye olmak ve bu kuruluşlarla proje bazında ortak çalışmalar yapmak veya yardımlaşmak.
9. Derneğin amacını gerçekleştirmek üzere, benzer amaçlı derneklerden, işçi ve işveren sendikalarından ve meslekî kuruluşlardan maddî yardım almak ve adı geçen kurumlara maddî yardımda bulunmak.
10. Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi halinde, 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile İlişkilerine Dair Kanun hükümleri saklı kalmak üzere, kamu kurum ve kuruluşlarıyla görev alanlarına giren konularda ortak projeler yürütmek.
11. Gerekli görülen yerlerde şube ve temsilcilikler açmak.
12. Aynı amaçla faaliyet gösteren dernekler ile bir araya gelerek federasyon veya konfederasyon çatısı altında birleşmek.
13. Derneğin amacı ile ilgisi bulunan ve kanunlarla yasaklanmayan alanlarda, diğer derneklerle veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek için plâtformlar oluşturmak.
14. Bireyler arasında dostluk, barış, sevgi ve kardeşliği geliştirmek olduğu kadar, topluma yarar sağlayıcı olma bilinciyle bisikletin ulusal düzeyde gelişmesine ve yaygınlaşmasına katkıda bulunmak.
15. Amacın ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan her türlü bilgi, belge, doküman, kamu spotu, kısa film, dijital yayın ve benzeri başka yayınları temin etmek, dokümantasyon merkezi oluşturmak, çalışmalarını duyurmak için amaçları doğrultusunda gazete, dergi, kitap ve bülten gibi yayınlar çıkarmak, sosyal medya kanallarını kullanarak yayınlar yapmak.
16. Gerekli izinler alınmak şartıyla yardım toplama faaliyetlerinde bulunmak ve yurt içinden ve yurt dışından bağış kabul etmek.
17. Bisikletin ulaşımda etkin ve güvenli kullanımı amacıyla halkın katılımını sağlamak; örnek olmak ve bilgilendirmek için kent-içi, kentler arası ve ülkeler arası bisiklet turları düzenlemek, benzer faaliyetleri yapan kurum ve kuruluşlar ile iş birliği yapmak.
18. Bisiklet ile ilgili altyapının eksikliklerinin, yanlışlıklarının görülmesi ve giderilmesini sağlamak için bu yolları kullanan halka açık bisiklet turları düzenlemek, ulaşım ve koordinasyon ile ilgili sivil ve resmi toplantılarda bisiklet hakkında görüş bildirmek üzere katılım sağlamak.
19. Coğrafi, tarihi ve kültürel değerlerimizin tanıtımını hedefleyen ulusal ve uluslararası katılımı sağlayan bisiklet festivalleri düzenlemek.
20. Tüm eğitim kurumlarında, mahalle ve köylerde bisiklet kültürü, bisiklet kullanımı ve bisikletli ulaşım eğitimleri düzenlemek, bisiklet kullanımının yaygınlaşmasını sağlayıcı faaliyetlerde bulunmak.
21. Daha sağlıklı ve daha yaşanabilir bir çevre, hava kalitesi, iklim değişimi ve gürültü kirliliği üzerine yurttaşların dikkatini çekmek.
22. Dezavantajlı grupların sosyal entegrasyonunun sağlanması amacıyla faaliyetler düzenlemek ve düzenlenen faaliyetlere katkıda bulunmak.
23. Kalkınma ajansları, AB fonları ve benzeri destekler ile derneğin amaçlarına uyumlu faaliyetler ve çalışmalar gerçekleştirmek.
24. Amacın gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan ve kanunların yasaklamadığı her türlü faaliyette bulunmak.
25. Derneğin amacı ve faaliyetleri hakkında kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak.
26. Dernek resmi törenlerde, kutlamalarda, resmi misafirlerini karşılamada (kokteyl, çelenk vb.) oluşan giderler ile kendisini temsil yetkisine haizdir.
27. Dernek amaçlarını gerçekleştirebilmek için araç kiralar, araç satın alır.
28. Dernek özel gün ve faaliyetlerde dernek kasasından harcama yapmaya haizdir.

Umuda Pedal aims to be an association that loves — and that nurtures, protects and develops — not only cycling but also solidarity, sharing, togetherness, partnership, uniting around a purpose, hard effort, the joy that follows that effort, cheerfulness, and being of use to nature, to the environment, to those around it and to humanity. Umuda Pedal is committed to knowledge in every branch of cycling — endurance, riding technique, bicycle maintenance, being at one with nature — and to doing all of it ethically.

In its work Umuda Pedal puts “us” ahead of “me”. It shares the hard parts, warns against danger, rides towards the joy, and makes you feel at one with your surroundings, with nature and with time. It aims to be a team rather than a collection of individuals. Umuda Pedal seeks to spread a culture of fundraising and to grow along that axis, and hopes to set an example through what it does.

The association carries out work that enables cycling-based transport, holidays, tourism, tours, festivals, excursions and celebrations in ways that benefit society. It holds events that communicate, develop and spread its own understanding of cycling, conducts research to that end, publishes its findings, runs educational activities and makes announcements so that the Umuda Pedal way is adopted and spread. Organising and taking part in national and international events, providing in-kind and cash assistance where needed, and creating social responsibility projects are all among the association’s aims.

Field of activity

Limited to its members, the association operates in the fields of support for civil society and education, through cycling.

Areas and forms of work

1. Organising courses, seminars, panels, conferences, workshops and similar meetings, and inviting speakers from Türkiye and abroad for this purpose.
2. Establishing facilities where riding technique, long-distance technique and other cycling-related work can be carried out, and organising training with coaches.
3. Establishing and furnishing social and cultural facilities so that members may benefit and be more productive in their fields of work.
4. Buying, selling, renting and leasing movable and immovable property and fixtures needed for the association’s activities, and establishing rights in rem over immovable property.
5. Procuring all kinds of technical equipment, fixtures and stationery in order to provide a sound working environment for achieving the association’s purpose.
6. Establishing and operating economic, commercial and industrial enterprises in order to generate the income needed to fulfil the association’s aims, and, with the necessary permissions, establishing facilities that associations are permitted to establish.
7. Establishing a foundation where deemed necessary to achieve the purpose.
8. Operating internationally, becoming a member of associations or organisations abroad, and carrying out joint project work or mutual assistance with such organisations.
9. Receiving financial assistance from associations with similar aims, from workers’ and employers’ unions and from professional bodies, and providing financial assistance to them.
10. Where deemed necessary, and without prejudice to Law no. 5072 on the Relations of Associations and Foundations with Public Institutions, carrying out joint projects with public institutions in areas within their remit.
11. Opening branches and representative offices where deemed necessary.
12. Coming together with associations pursuing the same purpose to unite under a federation or confederation.
13. Forming platforms with other associations, foundations, unions and similar civil society organisations to pursue a common purpose in areas related to the association’s aims and not prohibited by law.
14. Developing friendship, peace, love and fellowship between individuals, and contributing to the national development and spread of cycling in the awareness that this benefits society.
15. Procuring all information, records, documents, public service announcements, short films, digital and other publications required to carry out the purpose and activities; creating a documentation centre; producing newspapers, magazines, books and bulletins in line with its aims to publicise its work; and publishing through social media channels.
16. Carrying out fundraising activities with the necessary permissions, and accepting donations from within Türkiye and from abroad.
17. Encouraging public participation in the effective and safe use of the bicycle for transport; organising urban, intercity and international bicycle tours to set an example and to inform; and cooperating with institutions carrying out similar activities.
18. Organising public bicycle tours on existing routes so that shortcomings and errors in cycling infrastructure can be identified and remedied, and taking part in civil and official meetings on transport and coordination in order to give an opinion on cycling.
19. Organising bicycle festivals with national and international participation that promote our geographical, historical and cultural heritage.
20. Organising training on cycling culture, cycling and cycle-based transport in all educational institutions, neighbourhoods and villages, and carrying out activities that spread cycling.
21. Drawing citizens’ attention to a healthier and more liveable environment, air quality, climate change and noise pollution.
22. Organising and contributing to activities that support the social integration of disadvantaged groups.
23. Carrying out activities and work compatible with the association’s aims using development agencies, EU funds and similar support.
24. Engaging in any activity needed to achieve the purpose and not prohibited by law.
25. Ensuring that the public is informed about the association’s purpose and activities.
26. The association is entitled to represent itself at official ceremonies and celebrations and in receiving official guests, together with the expenses arising (cocktails, wreaths and the like).
27. The association rents and purchases vehicles in order to achieve its aims.
28. The association is entitled to make expenditure from its own funds on special days and activities.

Fiil ehliyetine sahip bulunan ve derneğin amaç ve ilkelerini benimseyerek bu doğrultuda çalışmayı kabul eden ve mevzuatın öngördüğü koşulları taşıyan her gerçek ve tüzel kişi bu derneğe üye olma hakkına sahiptir. Ancak yabancı gerçek kişilerin üye olabilmesi için Türkiye’de yerleşme hakkına sahip olması da gerekir. Onursal üyelik için bu koşul aranmaz.

Yazılı olarak yapılacak üyelik başvurusu, dernek yönetim kurulunca en geç otuz gün içinde karara bağlanır ve sonuç yazıyla başvuru sahibine bildirilir. Başvurusu kabul edilen üye bu amaçla tutulan deftere kaydedilir. Ayrıca fiili veya karşılıksız olarak derneğe hizmet eden, maddi ve manevi yarar sağlayan gerçek ya da tüzel kişilere, yönetim kurulu kararı ile onursal üyelik unvanı verilebilir.

Derneğin asil üyeleri, derneğin kurucu üyeleri ile müracaatları üzerine yönetim kurulunca üyeliğe kabul edilen kişilerdir.

Any natural or legal person with legal capacity who adopts the association’s aims and principles, agrees to work towards them and meets the conditions set out in legislation has the right to become a member. Foreign natural persons must additionally hold the right of residence in Türkiye; this condition does not apply to honorary membership.

A written membership application is decided by the board within thirty days at the latest, and the result is notified to the applicant in writing. An accepted member is recorded in the register kept for this purpose. In addition, the board may confer the title of honorary member on natural or legal persons who serve the association in practice or without charge, or who provide material or moral benefit to it.

The association’s full members are its founding members together with those admitted to membership by the board upon application.

Üyeliğin sona ermesi aşağıdaki koşullarda gerçekleşir.

Kendiliğinden: Üyelik için kanunda ve tüzükte aranılan nitelikleri sonradan kaybedenlerin dernek üyeliği kendiliğinden sona erer.

Çıkma ile: Hiç kimse dernekte üye kalmaya zorlanamaz. Her üye yazılı olarak bildirmek kaydıyla, dernekten çıkma hakkına sahiptir. Üyenin istifa dilekçesi yönetim kuruluna ulaştığı anda çıkış işlemleri sonuçlanmış sayılır. Üyelikten ayrılma, üyenin derneğe olan birikmiş borçlarını sona erdirmez.

Çıkarılma ile: Dernek üyeliğinden çıkarılma sebepleri şunlardır:

1. Dernek tüzüğüne aykırı davranışlarda bulunmak,
2. Verilen görevlerden sürekli kaçınmak,
3. Yazılı ikazlara rağmen üyelik aidatını altı ay içinde ödememek,
4. Dernek organlarınca verilen kararlara uymamak,
5. Üye olma şartlarını kaybetmiş olmak.

Yukarıda sayılan durumlardan birinin tespiti halinde yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılabilir. Dernekten çıkan veya çıkarılanlar, üye kayıt defterinden silinir ve dernek malvarlığında hak iddia edemez.

Membership ends in the following circumstances.

Automatically: membership ends automatically for those who subsequently lose the qualities required by law and by this statute.

By resignation: no one may be forced to remain a member. Every member has the right to leave the association on written notice. Departure is deemed complete the moment the member’s letter of resignation reaches the board. Leaving does not extinguish a member’s accrued debts to the association.

By expulsion: the grounds for expulsion are:

1. Acting contrary to the association’s statute,
2. Persistently avoiding assigned duties,
3. Failing to pay membership dues within six months despite written warnings,
4. Failing to comply with decisions taken by the association’s bodies,
5. Having lost the conditions of membership.

Where one of the above is established, a member may be expelled by decision of the board. Those who leave or are expelled are removed from the membership register and may claim no rights over the association’s assets.

Her üyenin; dernek faaliyetlerine ve yönetime katılma, genel kurulda bir oy kullanma hakkı vardır. Üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Tüzel kişinin üye olması halinde, tüzel kişinin yönetim kurulu başkanı veya temsille görevlendireceği kişi oy kullanır. Bu kişinin başkanlık veya temsil görevi sona erdiğinde, tüzel kişi adına oy kullanacak kimse yeniden belirlenir. Onursal üyelerin oy hakkı yoktur.

Every member has the right to take part in the association’s activities and management and to cast one vote at the general assembly. A member must vote in person. Where the member is a legal person, its board chair or a person appointed to represent it votes; when that person’s chairmanship or mandate ends, a new representative is designated. Honorary members have no voting rights.

Ödenti verme borcu: Üyelerin vereceği giriş ve yıllık aidat borcu yapılacak yönetim kurulu toplantılarında belirlenir.

Diğer yükümlülükler: Üyeler, dernek tüzüğüne uymak ve derneğe bağlılık göstermekle yükümlüdürler. Her üye derneğin amacına uygun davranmak, özellikle amacın gerçekleştirilmesini güçleştirici veya engelleyici davranışlardan kaçınmakla yükümlüdür.

Duty to pay dues: the entrance fee and annual dues payable by members are set at board meetings.

Other obligations: members are obliged to comply with the statute and to show loyalty to the association. Every member must act in accordance with the association’s purpose and, in particular, refrain from conduct that hinders or obstructs the achievement of that purpose.

Derneğin zorunlu organları şunlardır:

• Genel kurul,
• Yönetim kurulu,
• Denetim kurulu.

The mandatory bodies of the association are:

• the general assembly,
• the board of directors,
• the board of auditors.

Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşur. Genel kurul;

1. Bu tüzükte belli edilen zamanda olağan,
2. Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.

Olağan genel kurul, 3 yılda bir, Kasım ayı içerisinde, yönetim kurulunca belirlenecek gün, yer ve saatte toplanır.

Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır. Genel kurul toplantıları, olağan veya olağanüstü olsun, dernek merkezinde veya yönetim kurulunun uygun göreceği bir yerde yapılır. Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

Çağrı usulü

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az 15 gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya yazılı ya da elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, üye tam sayısının yarısından bir fazlasının hazır olmadığı durumlarda çoğunluk sağlanamayıp toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır. Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

Toplantı usulü

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde ise üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir. Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazirun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur. Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.

Genel kurulda, yalnızca gündemde yer alan maddeler görüşülür. Ancak toplantıda hazır bulunan üyelerin onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak istenen konuların gündeme alınması zorunludur.

Yönetim ve denetim kurulu üyelerinin seçimleri gizli oylama ile, diğer konulardaki kararlar ise açık olarak oylanır. Gizli oylar, toplantı başkanı tarafından, mühürlenmiş kâğıtların veya oy pusulalarının üyelerce gereği yapıldıktan sonra içi boş bir sandığa atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak belirlenen oylardır.

Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Onursal üyeler genel kurul toplantılarına katılabilir ancak oy kullanamazlar. Tüzel kişinin üye olması halinde, tüzel kişinin yönetim kurulu başkanı veya temsille görevlendireceği kişi oy kullanır.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

The general assembly is the association’s highest decision-making body and consists of its registered members. It meets:

1. in ordinary session at the time set out in this statute;
2. in extraordinary session within thirty days where the board of directors or the board of auditors deems it necessary, or upon the written request of one fifth of the members.

The ordinary general assembly meets once every three years, in November, on the day, at the place and at the time determined by the board.

The general assembly is convened by the board. Meetings, whether ordinary or extraordinary, are held at the association’s headquarters or at a place the board deems suitable. If the board fails to convene the general assembly, a magistrate, upon the application of a member, appoints three members to convene it.

Convocation

The board draws up the list of members entitled to attend. Those members are invited at least 15 days in advance, with the day, time, place and agenda announced in a newspaper or notified in writing or by e-mail. The notice also states the day, time and place of a second meeting in case the first cannot be held for lack of a quorum of more than half of the total membership. The interval between the first and second meetings may not be less than seven or more than sixty days.

If the meeting is postponed for a reason other than lack of quorum, members are notified in the manner used for the first convocation, with the reasons for postponement stated. The second meeting must be held within six months of the date of postponement, and members are re-invited in accordance with the principles above. A general assembly meeting may not be postponed more than once.

Meeting procedure

The general assembly convenes with an absolute majority of the members entitled to attend, and with two thirds of them in the case of amendments to the statute or dissolution of the association. Where the meeting is adjourned for lack of quorum, no quorum is required at the second meeting; however, the number of members attending that meeting may not be fewer than twice the total number of members of the boards of directors and auditors.

The list of members entitled to attend is kept available at the meeting place. Identity documents issued by official authorities are checked by board members or officials appointed by the board. Members enter the meeting place by signing against their names on the list drawn up by the board.

If a quorum is present, this is recorded in minutes and the meeting is opened by the chair of the board or by a board member appointed by the chair. Minutes are also drawn up if a quorum is not reached. After the opening, a presiding committee is formed by electing a chair, sufficient deputy chairs and a secretary to conduct the meeting.

In votes for the election of the association’s bodies, voting members must show their identity to the presiding committee and sign against their names on the attendance list. Conduct and security of the meeting are the responsibility of the presiding chair.

Only items on the agenda are discussed at the general assembly. However, matters that one tenth of the members present request in writing to be discussed must be added to the agenda.

Elections of members of the boards of directors and auditors are held by secret ballot; decisions on other matters are taken by open vote. Secret ballots are those collected by the meeting chair by having members place sealed papers or ballot slips in an empty box, and determined by an open count after voting closes.

Each member has one vote and must vote in person. Honorary members may attend general assembly meetings but may not vote. Where the member is a legal person, its board chair or appointed representative votes.

The matters discussed and the decisions taken are recorded in minutes signed jointly by the presiding chair and the secretaries. At the end of the meeting, the minutes and other documents are handed to the chair of the board, who is responsible for keeping them and for delivering them to the newly elected board within seven days.

Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır:

1. Dernek organlarının seçilmesi,
2. Dernek tüzüğünün değiştirilmesi,
3. Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,
4. Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,
5. Derneğin diğer organlarının denetlenmesi ve gerek görüldüğünde haklı sebeplerle onların görevden alınması,
6. Üyeliğin reddi veya üyelikten çıkarma hakkında verilen yönetim kurulu kararlarına karşı yapılan itirazların incelenmesi ve karara bağlanması,
7. Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,
8. Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yönetmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,
9. Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,
10. Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması ve bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
11. Derneğin şubelerinin açılmasının kararlaştırılması ve bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
12. Derneğin uluslararası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,
13. Derneğin vakıf kurması,
14. Derneğin feshedilmesi,
15. Yönetim kurulunun diğer önerilerinin incelenip karara bağlanması,
16. Derneğin en yetkili organı olarak derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işlerin görülmesi ve yetkilerin kullanılması,
17. Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi.

The following matters are discussed and decided by the general assembly:

1. Election of the association’s bodies;
2. Amendment of the statute;
3. Discussion of the reports of the boards of directors and auditors, and discharge of the board of directors;
4. Discussion of the budget prepared by the board and its approval as submitted or as amended;
5. Supervision of the association’s other bodies and, where justified, their removal from office;
6. Examination and decision of appeals against board decisions rejecting membership or expelling members;
7. Authorising the board to purchase immovable property needed by the association or to sell existing immovable property;
8. Examination and approval, as submitted or as amended, of regulations prepared by the board concerning the association’s work;
9. Determination of the remuneration, allowances, travel expenses and compensation payable to non-public-official chairs and members of the boards of directors and auditors, and of the daily and travel allowances payable to members assigned to the association’s work;
10. Deciding on joining or leaving a federation and authorising the board accordingly;
11. Deciding on the opening of branches and authorising the board accordingly;
12. The association’s international activity and its joining or leaving associations and organisations abroad;
13. The establishment of a foundation by the association;
14. The dissolution of the association;
15. Examination and decision of other proposals of the board;
16. As the association’s highest body, dealing with matters and exercising powers not assigned to another body;
17. Performance of other duties assigned to the general assembly by legislation.

Yönetim kurulu 5 (beş) asıl ve 5 (beş) yedek üye olarak genel kurulca seçilir. Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman ve üyeleri belirler.

Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağrılabilir. Üye tam sayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır. Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.

Görev ve yetkileri

1. Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden birine veya bir üçüncü kişiye yetki vermek;
2. Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak;
3. Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak;
4. Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin, ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek, araç kiralamak veya almak;
5. Yönetim kurulu kararı ile üst kuruluşlara, federasyon ve konfederasyonlara üye olmak;
6. Derneğin şubelerinin denetlenmesini sağlamak ve gerek görüldüğünde haklı sebeplerle şube yönetim kurullarını görevden almak;
7. Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak;
8. Genel kurulda alınan kararları uygulamak;
9. Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak;
10. Bütçenin uygulanmasını sağlamak;
11. Derneğe üye alınması ve üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek;
12. Derneğin amacını gerçekleştirmek için yetkisi dâhilinde her çeşit kararı almak ve uygulamak;
13. Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak.

The board of directors is elected by the general assembly and consists of five full and five substitute members. At its first meeting after the election, the board divides duties by resolution, designating a chair, a vice-chair, a secretary, a treasurer and members.

The board may be convened at any time provided all members are notified. It meets with more than half of its full membership present, and decisions are taken by an absolute majority of those attending. Where a full board seat falls vacant through resignation or another cause, substitute members must be called to office in the order of the votes they received at the general assembly.

Duties and powers

1. To represent the association, or to authorise one of its own members or a third party to do so;
2. To carry out transactions relating to income and expenditure accounts and to prepare the budget for the coming period and submit it to the general assembly;
3. To prepare regulations concerning the association’s work and submit them for the general assembly’s approval;
4. With the authority given by the general assembly, to purchase immovable property, sell the association’s movable and immovable property, have buildings or facilities constructed, enter into lease agreements, establish pledges, mortgages or rights in rem in the association’s favour, and rent or purchase vehicles;
5. To join umbrella organisations, federations and confederations by board resolution;
6. To ensure that the association’s branches are audited and, where justified, to remove branch boards from office;
7. To arrange for representative offices to be opened where deemed necessary;
8. To implement decisions taken at the general assembly;
9. At the end of each financial year, to prepare the association’s operating account statement or balance sheet and income statement, together with a report explaining the board’s work, and to submit these to the general assembly when it convenes;
10. To ensure the implementation of the budget;
11. To decide on the admission and expulsion of members;
12. To take and implement all decisions within its authority in order to achieve the association’s purpose;
13. To perform the other duties and exercise the other powers conferred on it by legislation.

Derneği temsille birlikte sevk ve idare eder. Merkez yönetim kurulu toplantılarına başkanlık eder.

Genel kurulca yapılan seçimi izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulu ile derneğin diğer organlarına seçilen asıl ve yedek üyelerin mülki idare amirliğine bildirilmesini sağlar. Dernek organlarında ve yerleşim yerinde meydana gelen değişiklikleri otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilmesini sağlar. Derneğe ait tutulması gereken defter ve kayıtların tutulmasını sağlar.

Derneğin yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını düzenleyeceği beyannameyi her yıl en geç nisan ayı sonuna kadar mülki idare amirliğine verilmesini sağlar. Yurt dışından yardım alınması halinde, bu yardımların bankalar aracılığıyla alınmasını sağlar. Derneğin edindiği taşınmazları, tapuya tescilinden itibaren bir ay içinde mülki idare amirliğine bildirilmesini sağlar. Derneğin temsilcilik açması halinde, temsilciliğin adresi ve görevlendirilecek kişi veya kişilerin mülki idare amirliğine bildirilmesini sağlar.

Önemli ve acele konularda yönetim kurulunu toplantıya çağırır. Merkez ve şube görevlerinin etkin ve verimli yapılmasını teşvikle birlikte bu konuda öncülük yapar. Mevzuatta dernek başkanınca yapılması gerektiği belirtilen diğer konulardaki görevleri yapar, yetkileri kullanır.

The chair represents, directs and manages the association, and presides over meetings of the central board.

Within thirty days of the election held by the general assembly, the chair ensures that the full and substitute members elected to the boards of directors and auditors and to the association’s other bodies are notified to the civil administrative authority. Changes in the association’s bodies and its registered address are likewise notified within thirty days. The chair ensures that the books and records the association is required to keep are maintained.

The chair ensures that the declaration setting out the association’s year-end activities and the results of its income and expenditure transactions is submitted to the civil administrative authority by the end of April each year. Where assistance is received from abroad, the chair ensures it is received through banks. Immovable property acquired by the association is notified to the civil administrative authority within one month of registration with the land registry. Where a representative office is opened, its address and the person or persons appointed are notified to the civil administrative authority.

The chair convenes the board on important and urgent matters, and encourages and leads the effective and efficient performance of central and branch duties. The chair performs the other duties and exercises the other powers assigned to the association’s chair by legislation.

Genel kurulca bir sonraki seçim yapılan genel kurula kadar seçilen 3 (üç) asıl ve 3 (üç) yedek üyeden oluşur. Görev süresi bitenin yeniden seçilmesi mümkündür.

Derneğin tüzükte gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterilip gösterilmediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.

Çalışma usulünü kendisi tespit eder. Denetleme kurulu başkanı veya üyelerden biri, davet üzerine yönetim kurulu toplantılarına katılarak görüş bildirir veya teklifte bulunabilir. Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur. Mevzuatta denetleme kurulunca yapılması gerektiği belirtilen diğer konulardaki görevleri yapar, yetkileri kullanır.

The board of auditors consists of three full and three substitute members elected by the general assembly until the general assembly at which the next election is held. A member whose term has expired may be re-elected.

It audits — in accordance with the principles and procedures set out in the statute and at intervals not exceeding one year — whether the association operates in line with the purpose set out in the statute and the areas of work stated as serving that purpose, and whether the books, accounts and records are kept in accordance with legislation and with the statute. It submits the results in a report to the board of directors and, when it convenes, to the general assembly.

The board of auditors determines its own working procedure. Its chair or one of its members may, on invitation, attend board of directors meetings to give an opinion or make a proposal. At the request of members of the board of auditors, association officers must produce or provide all information, documents and records, and must comply with requests to enter administrative premises, establishments and their annexes. The board of auditors performs the other duties and exercises the other powers assigned to it by legislation.

Umuda Pedal Derneği’nin çalışmalarında tavsiye almak üzere Kurucular Kurulu yer alacaktır.

A Founders’ Council shall exist in order to provide advice on the work of Umuda Pedal Association.

1. Kurucular Kurulu, derneğin kuruluşunda yer alan kurucu üyelerden oluşur. Bu kurul, derneğin kuruluş ilkelerinin korunmasını, uzun vadeli vizyonunun sürdürülmesini ve yönetim organlarına danışmanlık yapılmasını sağlamak amacıyla oluşturulmuştur.
2. Kurucular Kurulu yılda en az bir kez toplanır. Toplantılar bilgi paylaşımı ve tavsiye niteliğindedir.
3. Kurucular Kurulu, genel kurul ve yönetim kurulu kararlarına bağlayıcı müdahalede bulunamaz; ancak görüş ve önerileri dikkate alınır.
4. Kurucular Kurulu, genel kurul öncesinde aday listeleri için öneri sunabilir.

1. The Founders’ Council consists of the founding members who took part in the establishment of the association. It exists to protect the association’s founding principles, to sustain its long-term vision, and to advise its governing bodies.
2. The Founders’ Council meets at least once a year. Its meetings are for information-sharing and advice.
3. The Founders’ Council may not intervene in a binding way in decisions of the general assembly or the board of directors; its views and proposals are, however, taken into account.
4. The Founders’ Council may propose candidate lists ahead of the general assembly.

1. Genel kurul tarafından seçilecek yönetim kurulu üyeleri için Kurucular Kurulu, genel kuruldan önce aday listesi önerebilir.
2. Derneğin sürekliliği ve vizyon bütünlüğünün korunması amacıyla, genel kurul üyelerine, yönetim kurulu adaylarının en az beşte üçünün kurucu üyelerden oluşmasına dikkat edilmesi önerilir.
3. Bu düzenleme, seçim özgürlüğünü kısıtlamaz; nihai seçim yetkisi her zaman genel kurula aittir.

1. The Founders’ Council may propose a list of candidates for the board of directors before the general assembly election.
2. In order to preserve the association’s continuity and the integrity of its vision, members of the general assembly are advised to ensure that at least three fifths of board candidates are founding members.
3. This arrangement does not restrict freedom of election; final authority over the election always rests with the general assembly.

1. Üye aidatı: Üyelerden giriş ödentisi olarak 800 TL, yıllık olarak da 1.200 TL aidat alınır. Bu miktarları artırmaya veya eksiltmeye yönetim kurulu yetkilidir.
2. Gerçek ve tüzel kişilerin kendi isteği ile derneğe yaptıkları bağış ve yardımlar.
3. Dernek tarafından tertiplenen çay ve yemekli toplantı, etkinlik, gezi ve eğlence, temsil, konser ve konferans gibi faaliyetlerden sağlanan gelirler.
4. Derneğin mal varlığından elde edilen gelirler.
5. Yardım toplama hakkındaki mevzuat hükümlerine uygun olarak toplanacak bağış ve yardımlar.
6. Derneğin, amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geliri temin etmek amacıyla giriştiği ticari faaliyetlerden elde edilen kazançlar.
7. Diğer gelirler.

1. Membership dues: an entrance fee of TRY 800 and annual dues of TRY 1,200 are collected from members. The board is authorised to increase or reduce these amounts.
2. Donations and assistance given voluntarily to the association by natural and legal persons.
3. Income from activities organised by the association, such as tea and dinner gatherings, events, excursions and entertainment, performances, concerts and conferences.
4. Income derived from the association’s assets.
5. Donations and assistance collected in accordance with the legislation on fundraising.
6. Profits from commercial activities undertaken by the association to generate the income it needs to achieve its purpose.
7. Other income.

Dernekte, işletme hesabı esasına göre defter tutulur. Ancak, yıllık brüt gelirin Dernekler Yönetmeliği’nin 31. maddesinde belirtilen haddi aşması durumunda takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutulur. Bilanço esasına geçilmesi durumunda, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşülürse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönülebilir. Yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutulabilir. Derneğin ticari işletmesi açılması durumunda, bu ticari işletme için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutulur.

Derneğin defter ve kayıtları Dernekler Yönetmeliği’nde belirtilen usul ve esasa uygun olarak tutulur.

a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler

1. Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2. Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3. Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
4. İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
5. Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edenlerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
6. Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.

Alındı Belgesi Kayıt Defteri ile Demirbaş Defteri’nin tutulması zorunlu değildir.

b) Bilanço esasında tutulacak defterler

1. (a) bendinin 1, 2 ve 3üncü alt bentlerinde kayıtlı defterler bilanço esasında defter tutulması durumunda da tutulur.
2. Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

Defterlerin tasdiki

Dernekte, tutulması zorunlu olan defterler (Büyük Defter hariç), kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan Yevmiye Defteri’nin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.

Gelir tablosu ve bilanço düzenlenmesi

İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yıl sonlarında (31 Aralık) Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yıl sonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.

The association keeps its books on the operating account basis. However, if annual gross income exceeds the threshold set out in Article 31 of the Regulation on Associations, books are kept on the balance sheet basis from the following accounting period. Where the balance sheet basis has been adopted and income falls below that threshold for two consecutive accounting periods, the association may return to the operating account basis from the following year. Irrespective of that threshold, books may be kept on the balance sheet basis by board resolution. If the association opens a commercial enterprise, separate books are kept for it under the Tax Procedure Law.

The association’s books and records are kept in accordance with the procedures and principles set out in the Regulation on Associations.

a) Books kept on the operating account basis

1. Decision Book: board decisions are entered in date and number order and signed beneath by the members attending the meeting.
2. Membership Register: the identity details of those joining the association and their dates of entry and departure are recorded here. Entrance fees and annual dues paid may also be recorded here.
3. Correspondence Register: incoming and outgoing documents are recorded with date and sequence number. Originals of incoming and copies of outgoing documents are filed. Documents sent or received by e-mail are kept as printouts.
4. Operating Account Book: income received and expenditure made on behalf of the association is entered clearly and in order.
5. Receipt Voucher Register: the series and sequence numbers of receipt vouchers, the names, surnames and signatures of those receiving and returning them, and the dates of receipt and return are recorded here.
6. Fixtures Register: the date and manner of acquisition of the association’s fixtures, where they are used or issued, and the write-off of items that have reached the end of their service life are recorded here.

Keeping the Receipt Voucher Register and the Fixtures Register is not mandatory.

b) Books kept on the balance sheet basis

1. The books listed in sub-paragraphs 1, 2 and 3 of (a) are also kept where the balance sheet basis is used.
2. Journal and General Ledger: these are kept and entries made in accordance with the Tax Procedure Law and the General Communiqués on Accounting System Application issued under the authority that Law confers on the Ministry of Finance.

Certification of books

Books that must be kept (except the General Ledger) are certified by the provincial directorate of associations or by a notary before use. They continue in use until their pages are exhausted, and no interim certification is carried out. However, the Journal kept on the balance sheet basis must be re-certified each year in the last month before the year in which it will be used.

Income statement and balance sheet

Where records are kept on the operating account basis, the “Operating Account Statement” set out in Annex 16 to the Regulation on Associations is drawn up at year end (31 December). Where books are kept on the balance sheet basis, a balance sheet and income statement are drawn up at year end (31 December) on the basis of the General Communiqués on Accounting System Application issued by the Ministry of Finance.

Dernek gelirleri, Dernekler Yönetmeliği EK-17’de örneği bulunan “Alındı Belgesi” ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.

Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak derneğin, Gelir Vergisi Kanunu’nun 94üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için Dernekler Yönetmeliği EK-13’te örneği bulunan “Gider Makbuzu” veya “Banka Dekontu” gibi belgeler harcama belgesi olarak kullanılır.

Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Dernekler Yönetmeliği EK-14’te örneği bulunan “Ayni Yardım Teslim Belgesi” ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise Dernekler Yönetmeliği EK-15’te örneği bulunan “Ayni Bağış Alındı Belgesi” ile kabul edilir.

Bu belgeler; Ek-13, Ek-14 ve Ek-15’te gösterilen biçim ve ebatta, müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu elli asıl ve elli koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılacak form veya sürekli form şeklinde bastırılır. Form veya sürekli form şeklinde bastırılacak belgelerin, belirtilen nitelikte olması zorunludur.

Alındı belgeleri

Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak “Alındı Belgeleri” (Dernekler Yönetmeliği EK-17’de gösterilen biçim ve ebatta) yönetim kurulu kararıyla matbaaya bastırılır. Alındı belgelerinin bastırılması ve kontrolü, matbaadan teslim alınması, deftere kaydedilmesi, eski ve yeni saymanlar arasında devir teslimi ve alındı belgesi ile dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler tarafından bu alındı belgelerinin kullanımına ve toplanılan gelirlerin teslimine ilişkin hususlarda Dernekler Yönetmeliği’nin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

Yetki belgesi

Yönetim kurulu asıl üyeleri hariç, dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden (Dernekler Yönetmeliği Ek-19’da yer alan) “Yetki Belgesi” dernek tarafından iki nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir.

Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok bir yıl olarak belirlenir. Süresi biten yetki belgeleri yenilenir. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin dernek yönetim kuruluna bir hafta içinde teslimi zorunludur. Ayrıca, gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir.

Saklama süresi

Defterler hariç olmak üzere, dernek tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.

The association’s income is collected using the “Receipt Voucher” in Annex 17 to the Regulation on Associations. Where income is collected through banks, documents issued by the bank such as a transfer slip or account statement take the place of a receipt voucher.

Expenditure is made against expense documents such as invoices, retail sales slips and self-employment receipts. For payments falling within Article 94 of the Income Tax Law an expense note is used under the Tax Procedure Law; for payments outside that scope, documents such as the “Expense Receipt” in Annex 13 to the Regulation on Associations, or a bank transfer slip, are used.

Free deliveries of goods and services by the association to persons, institutions or organisations are made using the “In-Kind Assistance Delivery Document” in Annex 14. Free deliveries of goods and services to the association are accepted using the “In-Kind Donation Receipt” in Annex 15.

These documents are printed in the form and size shown in Annexes 13, 14 and 15, bearing consecutive series and sequence numbers, in self-carbonated volumes of fifty originals and fifty counterfoils, or as forms or continuous forms to be printed by electronic systems and printers. Documents printed as forms or continuous forms must have the stated characteristics.

Receipt vouchers

The “Receipt Vouchers” used to collect the association’s income (in the form and size shown in Annex 17) are printed by resolution of the board. Their printing and checking, collection from the printer, entry in the register, handover between outgoing and incoming treasurers, and the use of the vouchers and delivery of collected income by the person or persons authorised to collect income on the association’s behalf are all governed by the relevant provisions of the Regulation on Associations.

Certificate of authority

Apart from the full members of the board, the person or persons who will collect income on behalf of the association are designated by board resolution, with the period of authority stated. The “Certificate of Authority” in Annex 19, containing the full identity, signature and photograph of those collecting income, is issued in two copies by the association and approved by the chair of the board. Full board members may collect income without a certificate of authority.

The board sets the validity of certificates of authority at a maximum of one year. Expired certificates are renewed. Where a certificate expires, or the person named on it leaves office, dies, or has their employment or duties terminated, the certificates issued must be returned to the board within one week. The authority to collect income may also be revoked at any time by board resolution.

Retention period

Excluding the books themselves, receipt vouchers, expense documents and other documents used by the association are retained for five years in the number and date order of the books in which they are recorded, without prejudice to periods specified in special laws.

Derneğin, bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerinin yıl sonu itibarıyla sonuçlarına ilişkin (Dernekler Yönetmeliği EK-21’de bulunan) “Dernek Beyannamesi” dernek yönetim kurulu tarafından doldurularak, her takvim yılının ilk dört ayı içinde dernek başkanı tarafından mahallin mülki idare amirliğine verilir.

The “Association Declaration” in Annex 21 to the Regulation on Associations, covering the previous year’s activities and the year-end results of income and expenditure transactions, is completed by the board and submitted by the chair to the local civil administrative authority within the first four months of each calendar year.

Genel kurul sonuç bildirimi

Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren (Dernekler Yönetmeliği Ek-3’te yer alan) Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilir.

Taşınmazların bildirilmesi

Derneğin edindiği taşınmazlar tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde (Dernekler Yönetmeliği EK-26’da sunulan) “Taşınmaz Mal Bildirimi”ni doldurmak suretiyle mülki idare amirliğine bildirilir.

Yurtdışından yardım alma bildirimi

Dernek tarafından, yurtdışından yardım alınacak olması durumunda yardım alınmadan önce (Dernekler Yönetmeliği EK-4’te belirtilen) “Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi” doldurulup mülki idare amirliğine bildirimde bulunulur. Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce bildirim şartının yerine getirilmesi zorunludur.

Değişikliklerin bildirilmesi

Derneğin yerleşim yerinde meydana gelen değişiklik (EK-24) “Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi”; genel kurul toplantısı dışında dernek organlarında meydana gelen değişiklikler (EK-25) “Dernek Organlarındaki Değişiklik Bildirimi” doldurulmak suretiyle, değişikliği izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilir. Dernek tüzüğünde yapılan değişiklikler de tüzük değişikliğinin yapıldığı genel kurul toplantısını izleyen kırk beş gün içinde, genel kurul sonuç bildirimi ekinde mülki idare amirliğine bildirilir.

Notification of general assembly results

Within thirty days of an ordinary or extraordinary general assembly meeting, the General Assembly Result Notification in Annex 3 to the Regulation on Associations — listing the full and substitute members elected to the boards of directors and auditors and to other bodies — is submitted to the civil administrative authority. Where the statute is amended at the meeting, the minutes, the old and new versions of the amended articles, and the final text of the statute with every page signed by an absolute majority of board members are submitted to the civil administrative authority within the same period, attached to a covering letter.

Notification of immovable property

Immovable property acquired by the association is notified to the civil administrative authority within thirty days of registration with the land registry, using the “Immovable Property Notification” in Annex 26.

Notification of assistance from abroad

Where the association is to receive assistance from abroad, the “Notification of Receipt of Assistance from Abroad” in Annex 4 is completed and submitted to the civil administrative authority before the assistance is received. Cash assistance must be received through banks, and the notification requirement must be met before it is used.

Notification of changes

A change in the association’s registered address is notified using the “Notification of Change of Address” (Annex 24), and changes in the association’s bodies occurring outside a general assembly meeting using the “Notification of Change in Association Bodies” (Annex 25), within thirty days of the change. Amendments to the statute are also notified to the civil administrative authority within forty-five days of the general assembly at which they were made, attached to the general assembly result notification.

Dernek, gerekli gördüğü yerlerde dernek faaliyetlerini yürütmek amacıyla yönetim kurulu kararıyla temsilcilik açabilir. Temsilciliğin adresi, yönetim kurulu kararıyla temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından o yerin mülkî idare amirliğine yazılı olarak bildirilir. Temsilcilik, dernek genel kurulunda temsil edilmez.

The association may open representative offices by board resolution in places it deems necessary in order to carry out its activities. The address of the office is notified in writing to the local civil administrative authority by the person or persons appointed as representatives by board resolution. A representative office is not represented at the association’s general assembly.

Dernekte genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Denetim kurulu tarafından en geç yılda bir defa derneğin denetimi gerçekleştirilir. Genel kurul veya yönetim kurulu, gerek görülen hallerde denetim yapabilir veya bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırabilir.

Internal audits may be carried out by the general assembly, the board of directors or the board of auditors, and independent audit firms may also be engaged. An audit by the general assembly, the board of directors or an independent audit firm does not remove the obligation of the board of auditors. The board of auditors audits the association at least once a year. The general assembly or the board of directors may carry out an audit where necessary, or engage an independent audit firm.

Dernek amacını gerçekleştirmek ve faaliyetlerini yürütebilmek için ihtiyaç duyulması halinde yönetim kurulu kararı ile borçlanma yapabilir. Bu borçlanma kredili mal ve hizmet alımı konularında olabileceği gibi nakit olarak da yapılabilir. Ancak bu borçlanma, derneğin gelir kaynakları ile karşılanamayacak miktarlarda ve derneği ödeme güçlüğüne düşürecek nitelikte yapılamaz.

Where necessary in order to achieve its purpose and carry out its activities, the association may borrow by board resolution. Such borrowing may take the form of purchasing goods and services on credit, or of cash borrowing. However, borrowing may not be in amounts that cannot be met from the association’s sources of income, nor of a nature that would place the association in difficulty in meeting its payments.

Tüzük değişikliği genel kurul kararı ile yapılabilir. Genel kurulda tüzük değişikliği yapılabilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları asil üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Tüzük değişikliği için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’üdür. Genel kurulda tüzük değişikliği oylaması açık olarak yapılır.

The statute may be amended by decision of the general assembly. A two-thirds majority of the members entitled to attend is required for an amendment to be made. Where the meeting is adjourned for lack of quorum, no quorum is required at the second meeting; however, the number of members attending that meeting may not be fewer than twice the total number of full members of the boards of directors and auditors.

The majority required for an amendment is two thirds of the votes of the members attending and entitled to vote. Voting on amendments to the statute is by open vote.

Genel kurul, her zaman derneğin feshine karar verebilir. Genel kurulda fesih konusunun görüşülebilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz. Fesih kararının alınabilmesi için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’üdür. Genel kurulda fesih kararı oylaması açık olarak yapılır.

Tasfiye işlemleri

Genel kurulca fesih kararı verildiğinde, derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi son yönetim kurulu üyelerinden oluşan tasfiye kurulunca yapılır. Bu işlemlere, feshe ilişkin genel kurul kararının alındığı veya kendiliğinden sona erme halinin kesinleştiği tarihten itibaren başlanır. Tasfiye süresi içinde bütün işlemlerde dernek adında “Tasfiye Halinde Umuda Pedal Derneği” ibaresi kullanılır.

Tasfiye kurulu, mevzuata uygun olarak derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi işlemlerini baştan sonuna kadar tamamlamakla görevli ve yetkilidir. Bu kurul, önce derneğin hesaplarını inceler. İnceleme esnasında derneğe ait defterler, alındı belgeleri, harcama belgeleri, tapu ve banka kayıtları ile diğer belgelerinin tespiti yapılarak varlık ve yükümlülükleri bir tutanağa bağlanır. Tasfiye işlemleri sırasında derneğin alacaklılarına çağrıda bulunulur ve varsa malları paraya çevrilerek alacaklılara ödenir. Derneğin alacaklı olması durumunda alacaklar tahsil edilir. Alacakların tahsil edilmesi ve borçların ödenmesinden sonra kalan tüm para, mal ve hakları, genel kurulda belirlenen yere devredilir. Genel kurulda, devredilecek yer belirlenmemişse derneğin bulunduğu ildeki amacına en yakın ve fesih edildiği tarihte en fazla üyeye sahip derneğe devredilir.

Tasfiyeye ilişkin tüm işlemler tasfiye tutanağında gösterilir ve tasfiye işlemleri, mülki idare amirliklerince haklı bir nedene dayanılarak verilen ek süreler hariç üç ay içinde tamamlanır. Derneğin para, mal ve haklarının tasfiye ve intikal işlemlerinin tamamlanmasını müteakip tasfiye kurulu tarafından durumun yedi gün içinde bir yazı ile dernek merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine bildirilmesi ve bu yazıya tasfiye tutanağının da eklenmesi zorunludur.

Derneğin defter ve belgelerini tasfiye kurulu sıfatıyla son yönetim kurulu üyeleri saklamakla görevlidir. Bu görev, bir yönetim kurulu üyesine de verilebilir. Bu defter ve belgelerin saklanma süresi beş yıldır.

The general assembly may decide to dissolve the association at any time. A two-thirds majority of the members entitled to attend is required for dissolution to be discussed. Where the meeting is adjourned for lack of quorum, no quorum is required at the second meeting; however, the number of members attending may not be fewer than twice the total number of members of the boards of directors and auditors. The majority required for a dissolution decision is two thirds of the votes of the members attending and entitled to vote. Voting on dissolution is by open vote.

Liquidation

Where the general assembly decides to dissolve the association, the liquidation of its money, property and rights is carried out by a liquidation committee made up of the last board members. These proceedings begin on the date the dissolution decision is taken or on which automatic termination becomes final. Throughout the liquidation period, the phrase “Umuda Pedal Derneği in Liquidation” is used in all transactions.

The liquidation committee is charged and empowered with completing the liquidation of the association’s money, property and rights from beginning to end in accordance with legislation. It first examines the association’s accounts. During that examination the association’s books, receipt vouchers, expense documents, title deeds, bank records and other documents are identified, and its assets and liabilities are recorded in minutes. During liquidation the association’s creditors are called upon, and any property is converted into cash and paid to them. Where the association is itself a creditor, its receivables are collected. After receivables are collected and debts paid, all remaining money, property and rights are transferred to the destination determined by the general assembly. If no destination has been determined, they are transferred to the association in the same province whose purpose is closest to that of the association and which has the largest membership on the date of dissolution.

All liquidation proceedings are recorded in liquidation minutes, and liquidation is completed within three months, excluding extensions granted by the civil administrative authorities on justified grounds. Once the liquidation and transfer of the association’s money, property and rights is complete, the liquidation committee must notify the civil administrative authority of the place where the association’s headquarters are located, in writing and within seven days, attaching the liquidation minutes.

The last board members, acting as the liquidation committee, are responsible for keeping the association’s books and documents. This duty may also be assigned to a single board member. The retention period for those books and documents is five years.

Bu tüzükte belirtilmemiş hususlarda Dernekler Kanunu, Türk Medeni Kanunu ve bu Kanunlara atfen çıkartılmış olan Dernekler Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuatın dernekler hakkındaki hükümleri uygulanır.

In matters not covered by this statute, the provisions on associations of the Law on Associations, the Turkish Civil Code, the Regulation on Associations issued under those laws, and other relevant legislation apply.